06.05.2023 – 10.47 – Qualche studio recente è riuscito a dimostrare che quanto si è produttivi a lavoro dipende anche dal proprio vicino di scrivania: non solo perché più feeling c’è con le persone che si hanno sedute a fianco e più si instaura un clima sereno che aiuta a portare a termine le task quotidiane, ma anche perché come umani siamo inconsciamente portati a imitare le persone che abbiamo accanto. In ambito lavorativo ciò può implicare che più veloce ed efficiente è un dipendente nel portare a termine le proprie mansioni e più lo saranno anche i colleghi attorno a lui, forse anche per semplice spirito di competizione. Certo studiare le migliori combinazioni di compagni di scrivania, non sempre è facile – né semplicemente possibile: si pensi alle grandi multinazionali che hanno, nella stessa sede, centinaia di dipendenti – per capi, manager, responsabili risorse umane. Anche quando non si può assicurare a ciascun lavoratore il vicino di scrivania più adatto, così, si può provare a stimolare la produttività organizzando la scrivania in maniera pratica e funzionale: ecco qualche consiglio utile.
Come organizzare la scrivania in maniera pratica e funzionale
Scegliere il sistema scrivania giusto è il primo passo. Va considerato in questo senso quanto tempo durante la giornata i propri dipendenti trascorrono seduti e, se come succede spesso, si tratta di diverse ore è indispensabile assicurarsi innanzitutto che siano rispettati standard di sicurezza come un’adeguata altezza della seduta, la giusta distanza da monitor o altri terminali elettronici, eccetera. Tra i diversi modelli di scrivanie per ufficio oggi disponibili in commercio molti sono componibili e, cioè, permettono di scegliere accessori come cassetti, poggiapiedi o poggiatesta, supporti per lo schermo per assicurarsi che lo stesso sia ad altezza occhi, eccetera che aumentano comfort e comodità del sistema. Organizzare la scrivania vuol dire, però, anche collocarla in maniera corretta nell’ambiente di lavoro. Negli uffici di maggiori dimensioni è una task più semplice che negli uffici piccoli e in cui la priorità è in genere quella di ottimizzare gli spazi, specie se ci sono anche macchinari e attrezzature a cui trovare una collocazione. La cosa più importante è assicurarsi che la scrivania sia sempre ben illuminata: l’ideale sarebbe da luce naturale almeno nelle ore diurne, dal momento che è stato provato che favorisce la concentrazione, il benessere e a valle la produttività delle persone. Una luce diretta (artificiale) può servire in tutti quei casi in cui si devono portare a termine operazioni di precisione o si ha la necessità di partecipare a videocall e simili. Soprattutto le scrivanie dei neoassunti potrebbero essere accessoriate con penne con logo, taccuini e block-notes personalizzati, mouse o tappetini per il mouse brandizzati o altri gadget aziendali come borracce, tazze, orologi, caricatori wireless, hub USB. È un modo semplice – e relativamente economico – per dare loro il benvenuto e cominciare a farli sentire parte della cultura aziendale. Molti dipendenti, se appositamente intervistati, dicono di trovare gratificante infatti il ricevere un regalo aziendale: ciò vale non solo appena assunti ma anche in altre occasioni come compleanni, festività, ricorrenze importanti per l’azienda. Considerato lo spazio limitato a disposizione su una scrivania, meglio non esagerare e scegliere solo gadget aziendali davvero utili per il tipo di mansioni che generalmente la persona compie durante l’orario lavorativo. Niente vieta di scegliere gadget diversi per i diversi dipendenti, a patto di mantenersi sulla stessa fascia di prezzo, e l’idea di un regalo personalizzato può risultare anzi più gradita al destinatario che si sentirà in questo modo considerato come persona da parte di superiori o addetti HR.
Nell’organizzare la scrivania dei propri dipendenti non si può trascurare, ancora, l’importanza di fare in modo che gli ultimi possano personalizzarla e renderla più adatta ai propri gusti e alle proprie esigenze. Ci sono, del resto, persone minimaliste anche nel modo di tenere la scrivania e che facilmente si innervosiscono o si lasciano distrarre se hanno davanti troppi oggetti e non indispensabili per le task che devono portare a termine e persone, invece, che sembrano trovare una sorta di ispirazione da avere alla vista oggetti diversi e a cui sono in qualche modo legati. Lasciare un po’ di spazio libero sulla scrivania, insomma, è il modo migliore per assicurarsi che chi voglia avere sempre con sé una foto della propria famiglia possa farlo e che lo stesso valga per chi non vuole rinunciare a libri e saggi che lo hanno formato come professionista o a una piccola pianta da ufficio che purifichi l’aria e dia un tocco di verde all’ambiente. Ultima accortezza è assicurarsi che le scrivanie dei propri uffici siano sempre pulite da polvere, sporco, oggetti che non servono più. Quando non c’è personale apposito a occuparsene, si può chiedere ai singoli dipendenti di riservare qualche minuto alla fine o all’inizio della settimana lavorativa per fare ordine sulla propria scrivania. Più in generale possono giovare buone pratiche come impedire di mangiare o bere alla scrivania, per esempio.
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