Segreteria remota: la segreteria nell’era telematica e di Internet. Un servizio innovativo per il professionista e l’imprenditore.

27.12.2018 – 17.48 – Email: una montagna di email, molte delle quali non qualificate e prive di elementi o messaggi realmente utili. Documenti, materiale e richieste provenienti dai Social Network, messaggi, promemoria automatici. E, solo da ultime e non per importanza, le telefonate. Si tratta di un’onda continua di informazioni che raggiunge, quasi in qualsiasi momento della giornata e anche oltre quello che era l’orario tradizionale della mattina o del pomeriggio, chi è impegnato nella professione o negli affari, spesso distraendolo dalle cose più importanti e interrompendo il suo flusso di lavoro.

Il servizio di segreteria, che si tratti di liberi professionisti o di piccole/medie imprese, risulta essere un elemento fondamentale al fine di ottimizzare l’efficienza della propria attività. La gestione telefonica della clientela, laddove non vi sia una figura che ricopra specificatamente questo ruolo, comporta spesso un accumulo di lavoro che ricade su chi al contempo avrebbe altre mansioni da svolgere. Ciò incide negativamente sull’attività stessa, in quanto provoca un dispendio di tempo e di energie che potrebbero essere impiegate altrove. Essere sprovvisti di un servizio di segreteria quindi comporta un rischio per la propria attività lavorativa; tuttavia molto spesso assumere una persona che si occupi delle operazioni di segreteria e che sia fisicamente presente sul posto di lavoro risulta dispendioso, e quindi purtroppo non sempre accessibile a tutti; ci si ritrova quindi a dover gestire direttamente tutto. Inoltre avere fisicamente in ufficio una segretaria non garantisce sempre una copertura oraria totale.

Fortunatamente però, una soluzione c’è: in un’era ormai definita “nativa digitale”, completamente telematica, che offre la possibilità di svolgere numerose mansioni senza che vi sia la necessità della presenza fisica del dipendente sul posto di lavoro, il servizio di segreteria diventa più semplice e più accessibile. È questo il caso di “Segreteriaremota“, il servizio di gestione della clientela virtuale offerto dall’azienda Gap di Trieste, indirizzato principalmente ai liberi professionisti e alle piccole e medie imprese. 

Ciò che viene offerto da Segreteriaremota è un servizio di ordinaria segreteria ma con alcuni vantaggi: si va dalla gestione delle chiamate Inbound (chiamate in entrata), con relativa presa degli appuntamenti tramite l’utilizzo dell’agenda di Google Calendar, alla gestione delle chiamate Outbound (chiamate in uscita), come nel caso di sollecito fatture o di spostamento degli appuntamenti. Quello che rende però questo servizio l’alternativa migliore rispetto ad una normale attività di segreteria è il fatto che offre una copertura oraria molto più estesa, con un’operatività che va dal lunedì al sabato dalle ore 9 alle ore 21 e con inoltre la possibilità di reperibilità anche nei giorni festivi. Un ulteriore aspetto positivo che differenzia e contraddistingue positivamente questo servizio è il prezzo: si aggira attorno ai 22 Euro mensili che, se comparato alle spese che derivano normalmente dall’avere una segretaria fisicamente presente in ufficio, risulta essere quasi irrisorio. Con Segreteriaremota viene resa accessibile a tutti la possibilità di avere un servizio di segreteria, anche a chi non ne ha il modo a causa dei costi. Un altro elemento fondamentale che rende Segreteriaremota un servizio efficiente è la possibilità di gestire più referenti contemporaneamente e sempre allo stesso costo. Va tenuto inoltre presente che non si tratta di un servizio centralizzato o automatizzato: anzi, ad occuparsi della gestione telefonica della clientela sono persone reali, formate per gestire flussi importanti di chiamate, anche in lingua inglese.

Altro elemento importante è l’assoluta tutela dei dati e delle informazioni personali, garantita dal fatto che l’azienda Gap è munita di certificazioni ISO27001 (Sistema di Gestione della Sicurezza delle informazioni) ed è inoltre conforme al GDPR (General Data Protection Regulation, il regolamento dell’Unione Europea in materia di trattamento dei dati personali e di Privacy).

In conclusione, “Segreteriaremota” rappresenta la perfetta integrazione tra efficienza e modernità: la gestione delle chiamate da remoto va ad inserirsi perfettamente nel contesto in cui viviamo, dove ormai risulta del tutto naturale usufruire di servizi telematici che hanno spesso la peculiarità, come in questo caso, di offrire una gestione più estesa a costi molto più ridotti e quindi accessibili a tutti.

Segreteriaremota” è un servizio eseguito esclusivamente dall’Italia, offerto da Gap s.r.l., azienda con sede a Trieste. Per informazioni è possibile contattare il numero 040-0648888 o, tramite Whatsapp, il 391-3049418.

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